Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Ответ на подобные многочисленные «почему» может получиться очень длинным, поэтому здесь постараемся дать вам основные ориентиры.

Писать, как нам угодно, мы можем дома и личные письма. А на работе мы должны знать «матчасть», как говорят военные.

О служебных документах, которые представляют собой единство формы, формуляра (совокупность реквизитов) и содержания (текст), не случайно говорят, что они составляются и оформляются. Если наименование вида документа является реквизитом, то оно оформляется прописными буквами так, как, например, предусматривает ГОСТ Р ­6.30-2003, без каких-либо кавычек:

Пример 1. Вид документа (цифра 1) и заголовок к его тексту (цифра 2) на нем самом

Если наименование вида документа употребляется в тексте и является его частью, то оно может быть оформлено как с прописной, так и со строчной буквы и тоже без кавычек, например:

• «в соответствии с п. 1.2.4 Инструкции по работе с обращениями граждан, утвержденной приказом от 12.03.2014 № 79/03-04»;
• «согласно положению о премировании, утвержденному приказом от 12.01.2015 № 3/од».

Обратите внимание: если локальный нормативный акт («Инструкция по…») и пишут с заглавной буквы, то распорядительный документ, ­который его утвердил, принято писать с маленькой буквы («приказ»).

На практике можно встретить оформление наименований видов документов в констатирующей части приказа, изданного во исполнение решения вышестоящей организации, в разных вариантах (курсивом ­выделим разницу в написании):

• «Во исполнение приказа Руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 «Об утверждении перечня должностей…»;
• «Во исполнение Приказа Руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 «Об утверждении перечня должностей…».

Оба варианта могут быть признаны в конкретной организации правильными. Заметьте, что здесь в кавычках оформлен только заголовок к тексту документа, на который оформляется ссылка. А по общим академическим правилам правописания наименование вида документа и ­название должности должны были бы быть оформлены так:

• «Во исполнение приказа руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 « Об утверждении перечня должностей…».

Не случайно уже достаточно давно министерства, ведомства и органы местного самоуправления оформляют в качестве приложений к инструкциям по делопроизводству или утверждают в качестве самостоятельных документов перечни / списки написаний наименований должностей, структурных подразделений и видов документов, которые приняты в отрасли или в данной системе управления. Они являются обязательными при издании распорядительных документов и в процессе ведения переписки. Такие перечни существуют в Администрации Президента Российской Федерации, в Мэрии Москвы, в исполнительных органах субъектов Российской Федерации и закрепляют нормы этикета деловых коммуникаций.

Деловой стиль характеризуется краткостью, точностью, ясностью, определенной формализованностью, использованием стандартных речевых моделей. Поэтому наименования видов документов, наименования структурных подразделений и должностей, которые в тексте часто повторяются и являются длинными, порой заменяют на более краткие (так называемые «родовые» слова) для удобства «узнавания» и восприятия, обеспечения быстроты чтения и поиска. Чтобы текст документа имел однозначное толкование, нужно сначала ввести сокращение (образовать «родовое» слово), а потом употреблять его по тексту. Чтобы оно бросалось в глаза, его часто оформляют с прописной (большой) буквы:

Пример 2. Образование нескольких условных сокращений в преамбуле дополнительного соглашения к договору, которые будут далее заменять собой более длинные текстовые конструкции в данном документе (вводимые родовые слова выделены оранжевым цветом)

Публичное акционерное общество «Проминвестстрой», далее именуемое Поставщик, в лице генерального директора Зевсова Сергея Петровича, действующего на основании устава, и Общество с ограниченной ответственностью «Торос», далее именуемое Покупатель, в лице генерального директора Селиверстова Константина Михайловича, действующего на основании устава, вместе именуемые Стороны, а по отдельности – Сторона, пришли к соглашению внести нижеследующие ­изменения в договор поставки от 05 ноября 2014 года № 586/14 (далее – Договор):

Пример 3. Образование сокращения, которое будет далее в данном документе заменять собой более длинное полное название документа (вводимое родовое слово ­выделено оранжевым цветом)

Разрабатывается на основе Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизвоству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации).

Пример 4. Обычай делового оборота также допускает написание с заглавной буквы ряда ключевых слов в преамбуле договора (они выделены оранжевым)

Публичное акционерное общество «Проминвестстрой», далее именуемое Поставщик, в лице Генерального директора Зевсова Сергея Петровича, действующего на основании Устава, и Общество с ограниченной ответственностью «Торос», далее именуемое Покупатель, в лице Коммерческого директора Селиверстова Константина Михайловича, действующего на основании Доверенности от 05.11.2014 № 21, заключили настоящий договор о нижеследующем:

В этих примерах вы видите результат формирования законодательного, юридического (договорного) подстилей делового стиля русского литературного языка.

Руководство по редактированию документов и публикации ФАО на русском языке

%PDF-1.4
%
1 0 obj
>
/Outlines 2 0 R
/Metadata 3 0 R
/PieceInfo >
>>
/Pages 4 0 R
/PageLayout /OneColumn
/StructTreeRoot 5 0 R
/Type /Catalog
/LastModified (D:20100224152819)
/PageLabels 6 0 R
>>
endobj
7 0 obj
>>
endobj
2 0 obj
>
endobj
3 0 obj
>
stream
Acrobat Distiller 8.0.0 (Windows)textikMischler, Anna (OEKP)[email protected] of the UND:201002241428082010-02-24T15:28:13+01:00Acrobat PDFMaker 8.0 for Word2010-03-01T14:30:16+01:002010-03-01T14:30:16+01:00uuid:01312137-693c-4ed7-9f52-098375517eaduuid:761b80f0-1ab1-47d3-baeb-5e4dc7331200

application/pdf

endstream
endobj
4 0 obj
>
endobj
5 0 obj
>
endobj
6 0 obj
>
endobj
8 0 obj
>>
endobj
9 0 obj
>>
endobj
10 0 obj
>
endobj
11 0 obj
>
endobj
12 0 obj
>
endobj
13 0 obj
>
endobj
14 0 obj
>
endobj
15 0 obj
>
endobj
16 0 obj

Использование кавычек — Purdue OWL®

Предлагаемые ресурсы

Обзор руководства по стилю Руководство MLA Руководство APA Руководство Чикаго Упражнения OWL

Резюме:

Краткое изложение общих правил того, когда и где использовать кавычки.

Использование кавычек

Основная функция кавычек состоит в том, чтобы выделить и представить точный язык (устный или письменный), который исходит от кого-то другого. Кавычка также используется для обозначения речевых актов в художественной литературе, а иногда и в поэзии. Поскольку вы чаще всего будете использовать их при работе с внешними источниками, успешное использование кавычек — это практическая защита от случайного плагиата и отличная практика академической честности. Следующие правила использования кавычек являются стандартом в Соединенных Штатах, хотя может быть интересно, что правила использования этой пунктуации различаются в других странах.

Ниже описано основное использование кавычек. Подробности и исключения см. в отдельных разделах данного руководства.

Прямые котировки

Прямые цитаты предполагают включение точных слов другого человека в ваше собственное письмо.

1. Кавычки всегда идут парами. Не открывайте цитату и не закрывайте ее в конце цитируемого материала.
2. Делайте первую букву прямой цитаты заглавной, если цитируемый материал представляет собой полное предложение.

   Мистер Джонсон, работавший в то утро в своей области, сказал: «Космический корабль пришельцев появился прямо перед моими собственными глазами».

3. Не используйте заглавную букву, если цитируемый материал является фрагментом или частью полного предложения исходного материала.

   Хотя мистеру Джонсону приходилось наблюдать странные события на ферме, он заявил, что космический корабль «безусловно выигрывает», когда дело доходит до необъяснимой активности.

4. Если прямая цитата прерывается на середине предложения, вторую часть цитаты не писать с заглавной буквы.

   «Я не видел настоящего инопланетянина, — сказал мистер Джонсон, — но мне бы очень хотелось».

5. Обратите внимание, что во всех приведенных выше примерах точка или запятая всегда ставится перед последней кавычкой. Важно также понимать, что когда вы используете MLA или другую форму документации, это правило пунктуации может измениться.

   При цитировании текста с орфографической или грамматической ошибкой вы должны точно записать ошибку в своем собственном тексте. Однако также вставьте термин sic курсивом сразу после ошибки и заключите его в квадратные скобки. Sic происходит от латыни и переводится как «таким образом», «так» или «просто так». Слово сообщает читателю, что ваша цитата является точным воспроизведением того, что вы нашли, и ошибка не является вашей собственной.

   Мистер Джонсон говорит об этом опыте: «Это заставило меня пересмотреть существование инопланетян [ sic ]».

6. Цитаты наиболее эффективны, если вы используете их экономно и делаете их относительно короткими. Слишком большое количество цитат в исследовательской статье может привести к тому, что вас обвинят в том, что вы не предлагаете оригинальных мыслей или материалов (они также могут утомить читателя, который в первую очередь хочет знать, что ВЫ можете сказать по этому вопросу).

Косвенные котировки

Косвенные цитаты — это не точные формулировки, а перефразирование или краткое изложение слов другого человека. В этом случае нет необходимости использовать кавычки. Тем не менее, косвенные цитаты по-прежнему требуют надлежащего цитирования, и вы совершите плагиат, если не сделаете этого.

Г-н Джонсон, местный фермер, вчера вечером сообщил, что видел инопланетный космический корабль на своей территории.

Многие писатели не могут решить, когда лучше использовать прямую цитату, а когда косвенную. Используйте следующие советы, чтобы помочь вам в вашем выборе.

Используйте прямые цитаты, когда в исходном материале используется язык, который особенно бросается в глаза или бросается в глаза. Не лишайте такой язык его силы, изменяя его.

Мартин Лютер Кинг-младший считал, что прекращение рабства имеет большое значение и является большой надеждой для миллионов рабов, поступивших ужасно неправильно.

Вышеупомянутое никогда не должно заменять:

Мартин Лютер Кинг-младший сказал о Прокламации об освобождении: «Этот важный указ стал великим маяком надежды для миллионов негритянских рабов, сожженных в пламени испепеляющей несправедливости».

Используйте косвенную цитату (или парафраз), когда вам просто нужно обобщить ключевые события или детали текста.

Используйте прямые цитаты, когда автор, которого вы цитируете, придумал термин, уникальный для своего исследования и относящийся к вашей собственной статье.

Когда использовать прямые кавычки, а когда косвенные — это в конечном счете выбор, который вы поймете с опытом. Тем не менее, всегда старайтесь понять, почему вы выбрали цитату. Другими словами, никогда не ставьте кавычки в своей работе только потому, что ваш учитель сказал: «Вы должны использовать кавычки».

кавычек с вымыслом — Purdue OWL®

Предлагаемые ресурсы

Обзор руководства по стилю Руководство MLA Руководство APA Руководство Чикаго Упражнения OWL

Итого:

Краткое изложение общих правил того, когда и где использовать кавычки.

Блок котировок

Вы должны использовать блочную цитату, если цитата занимает четыре или более печатных строк на странице. Хотя они разрешены в любом типе письма, вы, скорее всего, чаще всего будете использовать их, цитируя художественную литературу. Блочная цитата удаляется из основной части вашего текста. Сделайте отступ в один дюйм от основного поля (эквивалент двух полдюймовых отступов абзаца) и начните цитату. Сохраняйте двойные интервалы повсюду, но вам не нужно использовать кавычки.

Гэтсби переживает момент ясности, когда стоит с Дейзи на причале. Фицджеральд пишет:

.

Возможно, ему пришло в голову, что колоссальное значение того света теперь для него исчезло навсегда. По сравнению с огромным расстоянием, отделявшим его от Дэзи, оно казалось ей очень близким, почти касаясь ее. Он казался таким же близким, как звезда к луне. Теперь снова загорелся зеленый свет на пристани. Его количество зачарованных предметов уменьшилось на один. (98)

Цитирование поэзии

Когда вы цитируете одну строчку стихотворения, пишите ее так же, как и любую другую короткую цитату. Если стихотворение, которое вы цитируете, пересекает несколько строк самого стихотворения, вы все равно можете напечатать их в своем тексте вместе. Покажите читателю, где падают разрывы строк стихотворения, используя косую черту.

В поэме «Штать стену» Роберт Фрост пишет: «Есть что-то, что не любит стены,/ Которое пускает под нее зыби мерзлой земли» (42-44).

Если цитата состоит из трех и более строк, выделяйте ее как блочную цитату (см. выше). Некоторые писатели предпочитают для выразительности выделять двухстрочные цитаты из стихов. Процитируйте стихотворение построчно так, как оно написано на исходной странице. Не используйте кавычки и сделайте отступ в один дюйм от левого поля.

В своем стихотворении «Починка стены» Роберт Фрост ставит под сомнение строительство барьеров и стен:

Прежде чем строить стену, я бы спросил,

Что я замуровывал или отгораживал,

И кого хотел обидеть.

Письменный диалог

Запишите произнесенные каждым человеком слова, какими бы краткими они ни были, в виде отдельного абзаца. Используйте запятые, чтобы выделить теги диалога, такие как «она сказала» или «он объяснил».