Временная шкала проекта (Project Timeline)

89645
18.04.2013
Скачать пример

Предположим, мы работаем над долгим и сложным проектом, состоящим из нескольких этапов. Задача — наглядно показать всю хронологию работ по проекту, расположив ключевые моменты проекта (вехи, milestones) на оси времени. Примерно вот так:

В теории управления проектами подобный график обычно называют календарем или временной шкалой проекта (project timeline), хотя я также встречал еще один русскоязычный аналог -«лента времени». В любом случае, главное — не как назвать, а как построить. Поехали…

Шаг 1. Исходные данные

Для построения нам потребуется оформить исходную информацию по вехам проекта в виде следующей таблицы:

Обратите внимание на два дополнительных служебных столбца:

• Линия — столбец с одинаковой константой около нуля по всем ячейкам. Даст на графике горизонтальную линию, параллельную оси Х, на которой будут видны узлы — вехи проекта. В принципе, можно было бы использовать и полный ноль, но тогда график совпадает с осью X, что дает проблемы потом с настройкой внешнего вида диаграммы в Excel 2007-2010. Новый Excel 2013 нули воспринимает спокойно.




• Выноски — невидимые столбцы для поднятия подписей к вехам на заданную (разную) величину, чтобы подписи не накладывались. Значения 1,2,3 и т.д. задают уровень поднятия подписей над осью времени и выбираются произвольно.

Шаг 2. Строим основу

Теперь выделяем в таблице все, кроме первого столбца (т.е. диапазон B1:D13 в нашем примере) и строим обычный плоский график с маркерами на вкладке Вставка — График — График с маркерами (Insert — Chart — Line with markers):

Убираем линии сетки, вертикальную и горизонтальную шкалы и легенду. Сделать это можно вручную (выделение мышью и клавиша Delete) или отключив ненужные элементы на вкладке Макет (Layout). В итоге должно получиться следующее:

Теперь выделите ряд Выноски (т.е. ломаную оранжевую линию) и на вкладке Макет выберите команду Линии — Линии проекции (Layout — Lines — Projection Lines):

От каждой точки верхнего графика будет опущен перпендикуляр на нижний. В новом Excel 2013 эта опция находится на вкладке Конструктор — Добавить элемент диаграммы (Design — Add Chart Element).

Шаг 3. Добавляем названия этапов

Эта часть будет простой у тех, кто уже осмелился на установку нового Excel 2013 и более сложной у тех, кто еще работает со старыми версиями.

В Excel 2013 все просто. Как я уже писал здесь, он умеет делать подписи к точкам данных просто беря текст из любого заданного пользователем диапазона. Для этого нужно выделить ряд с данными (оранжевый) и на вкладке Конструктор выбрать Добавить элемент диаграммы — Подписи — Дополнительные параметры (Design — Add Chart Element — Data Labels), а затем в появившейся справа панели установить флажок Значения из ячеек (Values from cells) и выделить диапазон A2:A13:

В версиях Excel 2007-2010 и старше такой возможности нет, но у вас есть два альтернативных варианта:

1. Добавьте любые подписи к оранжевому графику (значения, например). Затем выделяйте по очереди каждую подпись, ставьте в строке формул знак «равно» и щелкайте по ячейке с названием этапа из столбца А. Текст выделенной подписи будет автоматически браться из выделенной ячейки:




2. При большом количестве этапов первый вариант, конечно, не радует своей «рукопашностью». Поэтому для оптовой вставки подписей из ячеек можно использовать дополнительные надстройки на VBA. В частности, надстройку XYChartLabeler (автор — Rob Bovey, Excel MVP). Скачиваете надстройку, устанавливаете и получаете на вкладке Надстройки (Add-ins) кнопку XY Chart Labeler — Add Chart Labels. После нажатия на нее появляется диалоговое окно, где и можно задать диапазон с данными для подписей на диаграмме:

Шаг 4. Прячем линии и наводим блеск

Внесем последние правки, чтобы довести нашу уже почти готовую диаграмму до полного и окончательного шедевра:

• Выделяем ряд Выноски (оранжевую линию), щелкаем по ней правой кнопкой мыши и выбираем Формат ряда данных (Format Data Series). В открывшемся окне убираем заливку и цвет линий. Оранжевый график, фактически, исчезает из диаграммы — остаются только подписи. Что и требуется.




• Добавляем подписи-даты к синей оси времени на вкладке Макет — Подписи данных — Дополнительные параметры подписей данных — Имена категорий (Layout — Data Labels — More options — Category names). В этом же диалоговом окне подписи можно расположить под графиком и развернуть на 90 градусов, при желании.

Ссылки по теме

• График проекта (диаграмма Ганта) в Excel с помощью условного форматирования




• Видеоурок по созданию графика проекта (диаграммы Ганта) в Excel 2010




• Новые возможности диаграмм в Microsoft Excel 2013

Обзор сервисов для создания красивых таймлайнов: особенности и принципы работы

Таймлайн – инструмент для создания учебного материала в хронологической последовательности.

Таймлайн можно превратить в увлекательную историю, которая разнообразит ваш урок. А использование подобных сервисов в качестве проектной работы способствует развитию у обучающихся познавательного интереса, критического мышления, умения анализировать, классифицировать учебный материал и т.д.

Таймлайн в образовании может быть полезен в следующих случаях:

1. Учебный материал представляет собой историю того или иного явления, факта, события.
2. Необходимо продемонстрировать технологию процесса.
3. Нужно проиллюстрировать связь между теми или иными элементами учебного материала.
4. Визуализировать подачу учебного материала.
5. Организовать проектную работу обучающимся.

Таймлайн могут быть встроены как в конструкторы электронных учебников (например, iSpring Kinetics (Visuals) «Временная шкала»), а могут представлять собой самостоятельные онлайн-сервисы (сайты). Рассмотрим ряд подобных бесплатных сайтов для создания таймлайна.

Timeline JS –универсальный сервис, подходящий для решения множества учебных задач.

Пример таймлайна в Timeline JS

Особенности:

1. Основан на работе с документами Google Drive; другими словами, вам необходимо иметь аккаунт Google для создания таймлайна.
2. Итоговая хроника большая по размеру и имеет современный дизайн.
3. Сервис поддерживает большое количество медиа форматов.
4. Может использоваться для совместной работы.
5. Полностью бесплатен.

Недостатки:

1. Нет поддержки русского языка.
2. Нет визуального редактора.

Как пользоваться?

После перехода на сайт необходимо нажать на кнопку Make a Timeline, далее – Get Spreadsheet Template и скачать электронную таблицу с примером. Названия существующих столбцов удалять или переименовывать нельзя, вам нужно только подставить свои данные.

Рисунок 1.

Кратко опишем существующие столбцы в таблице. Начнем с одного из последних столбцов Type (тип). Если мы выберем значение Title (заголовок), то нам не нужно строго прописывать время начала и окончания события. Тогда как Era (эра) строго требует заполнения первых восьми столбцов. Другими словами, от Типа (Type) будет зависеть вид и назначение таймлайна. Значение «Title» или «Era» выбирается один раз для всего проекта.

Рисунок 2.

В поле Media можно вставить ссылку на изображение Flickr, Google Drive или просто из интернета, видео Youtube, Vimeo, аудио SoundCloud и др., точку на карте Google или запись в Twitter.

Рисунок 3.

Последний столбец – Background – фоновый цвет в шестизначным формате. Нам не обязательно знать это формат для каждого цвета или оттенка. Достаточно набрать в браузере поисковый запрос «Таблица цветов» и открыть первый же источник с обозначением кода любого цвета.

Рисунок 4.

После окончания работы над таймлайном необходимо выбрать команду «Файл» – «Опубликовать в интернете» в таблице Google. Скопируем появившуюся ссылку и вернемся на сайт Timeline JS. Выберем пункт 3 – «Copy/paste spreadsheet URL into the box below to generate your timeline. (Make sure you’ve published the spreadsheet.)» – т.е. вставим ссылку на таймлайн в данную область.

Рисунок 5.

Ниже появиться ссылки для публикации – гиперссылка и код для внедрения через inframe. Ссылку или код можно вставить на ваш сайт ли в систему дистанционного обучения.

[su_youtube url=”https://youtu.be/Ej3gEB9ZNjE”]https://youtu.be/P7EgqakdzNA[/su_youtube]

Sutori – интерактивный таймлайн, созданные специально для образования.

Дизайн таймлайна в Sutori

Особенности:

1. Помимо текста и изображения доступны интерактивные элементы: тесты (2-х видов), форум.
2. Можно вставлять большой объем текста (более 1 стр.).
3. События можно объединять в небольшие группы.
4. Поддерживает совместные проекты.
5. Есть бесплатный тариф.

Недостатки:

1. Нет поддержки русского языка.
2. В бесплатном тарифе можно создать только 2 группы.
3. Педагог не видит результатов теста.

Как работать?

После регистрации и авторизации вам предложат создать группу или историю (create a story), т. е. таймлайн. История может иметь свой баннер – картинка в верхней части страницы размером 1536 х 400 пикселей. Чтобы добавить баннер нажмите на кнопку «Add banner» и перетащите изображение в соответствующее поле со своего компьютера или вставьте ссылку на изображение из Интернета.

Рисунок 6.

Далее укажем заголовок таймлайна (Insert a title) и краткое описание (white a short description… ). Для добавления элементов таймлайна нажмите на кнопку с большим плюсом. Нам будет доступны следующие элементы:

Рисунок 7.

Видео и аудио, как и изображения, можно либо загрузить с компьютера, либо вставить ссылку на соответствующий объект в Интернете.

Heading (дословно – «заголовок») в данном случаи позволят объединять учебные элементы по какому-либо признаку.

Например, таймлайн «Крупнейшие сражения Великой отечественной войны» может содержать в себе два Heading:
1. «Сражения первой половины войны» с такими элементами, как «Битва за Москву», «Битва за Севастополь» «Блокада Ленинграда» и т. д.;
2. «Сражения второй половины войны» с такими элементами, как «Сталинград», «Курская дуга», «Освобождение Варшавы» и т.д.

Как мы писали выше, форумом в данном таймлайне можно пользоваться только в рамках созданной на Suotri группы, что не очень удобно. А вот создать тест можно для всех. Нам доступно два вида тестовых заданий. Первый из них – задание с выбором одного правильного ответа (Multiple choice).

Рисунок 8.

Второй – задание на установление правильного соответствия (Matching quiz).

Рисунок 9.

Тесты используются для самотестирования – педагоги не могут видеть результаты тестирования обучающихся.

Сохраняется таймлайн Suotri автоматически. Чтобы вставить куда-либо полученное творение нужно нажать на кнопке «Share» (поделиться), далее – «Make a public» (открыть публичный доступ), а затем выбираем либо вариант с гиперссылкой, либо вариант со вставкой кода (Embed code). Данные кнопки находятся вверху страницы под баннером.

[su_youtube url=”https://youtu. be/P7EgqakdzNA”]https://youtu.be/P7EgqakdzNA[/su_youtube]

Timetoast – классический таймлайн с возможностью выбора платного или бесплатного аккаунта.

Дизайн таймлайна в Timetoast

Особенности:

1. Есть бесплатный тариф.
2. События можно объединять временным периодом.
3. Есть два вида представления хроники.

Недостатки:

1. Нет поддержки русского языка.
2. В бесплатном тарифе нет возможности получить код для вставки.
3. В бесплатном тарифе присутствует реклама.

Как работать?

После регистрации и авторизации на данном сайте нажмите на кнопку «Add timeline +» для добавления своей хроники. На следующей странице запишем название (Title), в статусе (Publish status) укажем значение «Public» – публичный доступ (Draft – черновик – на бесплатном аккаунте не доступен), выберем категорию (Category) и загрузим фото (Photo), нажав на кнопку загрузить (Upload). В заключении нажмем Создать таймлайн (Create timeline).

Логика работы в данной хронике требует сначала создать временной период (timespan), внутри которого будут находиться несколько событий (event). Например, «Династия Рюриковичей» – временной период, «Рюрик», «Игорь», «Святослав» – события.

Для создания временного периода нажмем на кнопку add timespan. Запишем заголовок (title), описание (description) и укажем дату начала и дату окончания события (Start data, End data). В заключении нажимаем на кнопку «Создать временной период» (Create timespan). Поле «Описание» ограничено 500 символами, что позволит добавить относительно большой объем информации.

Рисунок 10.

Для добавления события нажимаем на соответствующей кнопке (Add event) и заполняем указанные поля: заголовок (title), описание (description), дата (data), загружаем изображение (photo – upload). В заключении нажимаем на кнопку «Создать событие» (Create event).

Рисунок 11.

После создания таймлайна нажмите на кнопку More – View this timeline для просмотра своей хроники.

Рисунок 12.

В режиме просмотра нам доступно два варианта – классический горизонтальный (timeline) и вертикальный (list). Чтобы получить ссылку на данную хронику нажмите на кнопку внизу страницы созданного проекта и скопируйте полученную гиперссылку.

Рисунок 13.

Подробнее в видеокасте:

[su_youtube url=”https://youtu.be/b7f0zZcFo1c”]https://youtu.be/P7EgqakdzNA[/su_youtube]

Tline – таймлайн в виде красочной ленты.

Красочные линии от Tline

Особенности:

1. Хроника представляет собой виджет в духе Образования 2.0.
2. Основан на публикации гиперссылок любого содержания.
3. Бесплатен.
4. Есть возможность вставки опроса.
5. Сервис удобен для создания коллекций ссылок на учебные материалы в виде эффектного блока, публикации вебинаров, ближайших мероприятий и т.д.

Недостатки:

1. Нет поддержки русского языка.
2. Это скорее собрание ссылок, нежили полноценный таймлайн.
3. Размеры публикуемых событий относительно небольшие.

Как работать?

После регистрации/авторизации нажмем на кнопу Creat a Timelime для создания своего таймлайна и последовательно заполняем поля.

Рисунок 14.

Логотип и изображение можно либо загрузить с компьютера, либо скопировать Интернет-ссылку. Ниже расположен еще ряд полей:

• Show Scrolling Buttons – показывать кнопки для прокрутки
• Reverse Sort Date – обратная сортировка событий
• Hide Articles’ Date – скрывать даты в записях
• Hide Articles’ Time – скрывать время в записях
• Credit – автор
• Main Color – цвет фона

Событие можно представить либо в виде ссылки, либо загрузить изображение со своего компьютера.

Рисунок 15.

Если мы выберем первый вариант, то нам предстоит заполнить еще ряд полей и загрузить (из Интернета или с компьютера) изображение.

Рисунок 16.

Если мы выберем вариант «Загрузить изображение с компьютера» в предыдущим шаге, то нам также нужно будет дополнить событие рядом информацией:

Рисунок 17.

В качестве Click URL (ссылка, на которую пользователь перейдет) можно использовать:

• Презентацию урока
• Дополнительные материалы к уроку
• Ссылку на онлайн тестирование
• Ссылку на учебный курс и т. д.

Справа будет демонстрироваться предпросмотр. В заключении сохраняем таймлайн, публикуем его и получаем ссылку или код для внедрения.

Рисунок 18.

Видеоподкаст по теме:

[su_youtube url=”https://youtu.be/b0CVEiqwaQQ”]https://youtu.be/b0CVEiqwaQQ[/su_youtube]

На последок мы оставили самое сладкое – myhistro, чуть ли не единственный таймлайн на русском языке.

Таймлайн от myHistro

Особенности:

1. Есть поддержка русского языка.
2. Создаваемые события должны иметь привязку к географическому месту.
3. Есть возможность совместной работы.
4. Можно добавлять тесты.
5. Есть возможность экспорта в различные форматы.

Недостатки:

1. Привязка к геолокации накладывает ограничения на создаваемые события.
2. Относительно маленькие размеры медиа файлов.
3. Тесты основаны на знании дат, а не учебного содержания.

Как работать?

После регистрации и авторизации в myhistro нам нужно перейти на вкладку «События» и нажать на кнопку «Создать мое первое событие».

Рисунок 19.

На открывшейся вкладке нам необходимо записать название события, его описание, добавить длительность, фото и привязать событие к карте, т.е. указать географию события. В дополнительных настройках мы можем:

• Добавить авторов, т.е. сделать проект совместным;
• Разрешить/запретить оставлять комментарии к событиям;
• Вставить видео;
• Выбрать иконки.

В завершении нажимаем кнопку «Выполнено».

Рисунок 20.

С помощью таких нехитрых действий мы создаем достаточное количество событий для нашей хроники.

Далее переходим на вкладку «История» – «Добавить историю». С помощью истории мы объединяем созданные события в одну презентацию. В окне создания истории запишем ее заголовок, описание и добавим изображение. В следующем окне просто перетаскиваем подходящие события из левого столбца (события) в правый (события в этой история) и сохраняем проект.

В окне проекта мы можем переходить к тому или иному событию с помощью клика мыши или запустить слайдшоу (интервал смены событий – 5 секунд). Справа расположен блок экспорта в CSV (электронная таблица, содержит только текст), в формат KML (формат для загрузки в Google Maps), PDF или DVD. В этом же блоке есть кнопка «Добавить тест». В данном случаи при создании теста удаляется та или иная дата и обучающемуся необходимо эту дату воссоздать.

Еще ниже расположен «Код для блога», с помощью которого можно скопировать код и вставить его на свой сайт или в систему электронного обучения. С помощью кнопки «Изменить свойства окна» мы можем поменять ширину и высоту для кода.

[su_youtube url=”https://youtu.be/hwAGg22eUPc”]https://youtu.be/b0CVEiqwaQQ[/su_youtube]

В заключении представим небольшую таблицу со сравнением описанных таймлайнов:

Рисунок 21. Сравнительная таблица

Статьи по теме

• Два онлайн-сервиса для создания интерактивных визуальных историй

Полное руководство (с примерами)

Что такое график проекта?

Временная шкала проекта — это наглядный список задач или действий, расположенных в хронологическом порядке, который позволяет руководителям проектов просматривать весь план проекта в одном месте. Временная шкала проекта обычно представляет собой горизонтальную гистограмму, где каждой задаче присваивается имя и соответствующие даты начала и окончания.

Временная шкала проекта предоставляет подробный обзор всего проекта от начала до конца. Вы можете видеть, когда задача начинается и когда она должна быть выполнена, и, что важно, зависит ли она от другой задачи.

Хронология проекта может быть бесценной для проектной группы, но ее сложно составить вручную или даже в Excel. К счастью, программное обеспечение для планирования проектов может создать интерактивную временную шкалу всего за несколько кликов.

В ProjectManager все, что вам нужно сделать, это добавить свои задачи и сроки выполнения. Хотите больше подробностей? Добавляйте подзадачи, этапы, зависимости, оценки стоимости и многое другое. Когда ваша команда выполняет свои задачи, ваша временная шкала мгновенно обновляется, превращая ее в мощное устройство отслеживания. Попробуйте сами, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.

С помощью ProjectManager вы можете создать временную шкалу за считанные минуты — Подробнее.

Хронология проекта Использование

Хронология проекта дает руководителям проектов возможность:

• Организовывать свои задачи
• Показать, когда в проекте начинаются задачи
• Просмотр сроков выполнения задач
• Связать зависимые задачи
• Разбейте проект на этапы
• Определить членов команды, которым назначена задача

Как рассчитать график проекта?

Чтобы составить подробную временную шкалу проекта с помощью диаграммы Ганта, выполните следующие действия:

• Напишите описание содержания проекта: В описании содержания изложены задачи, этапы и результаты проекта. Это неотъемлемая часть плана управления проектом, и в нем содержится вся информация, необходимая для временной шкалы плана проекта

.

• Создание структурной декомпозиции работ (WBS): Используйте этот графический инструмент, чтобы разбить объем проекта на более мелкие рабочие пакеты. WBS позволяет вам визуализировать и организовать задачи, этапы и результаты проекта по иерархии, чтобы установить хронологический порядок
• Определение зависимостей задач: Теперь, когда вы определили все задачи, необходимые для проекта, выясните, какие из этих действий зависят от других задач для запуска или завершения
• Оценка продолжительности задачи: Сделайте разумную оценку времени для каждой задачи. Это важный шаг для создания графика управления проектом и определения времени, необходимого для завершения проекта

.

• Определить сроки: Определить, сколько времени ваша команда может потратить на каждую задачу
• Установка вех: Вехи — это важные даты, отмечающие конец одной фазы и начало следующей, что делает их важным компонентом графика управления проектом. Вехи достигаются путем выполнения последовательностей задач и результатов

Как создать временную шкалу проекта

Временная шкала управления проектом может принимать различные формы с разным уровнем эффективности. Их можно нарисовать от руки или на доске, но этот метод негибок, и большие изменения в вашем проекте могут потребовать отмены всей временной шкалы.

Использование электронной таблицы, загруженной макросами, может сделать временную шкалу очень функциональной, хотя и трудоемкой. Шаблон Excel с временной шкалой проекта поможет вам сэкономить усилия и время, необходимые для создания собственной электронной таблицы. Однако такие листы Excel с большим объемом макросов могут оказаться сложными в обслуживании для более крупных продуктов.

Для эффективного и результативного выполнения проектов менеджеры проектов предпочитают программное обеспечение для временной шкалы проектов, которое объединяет их задачи с интерактивной, многофункциональной диаграммой Ганта, которая позволяет планировать, назначать задачи, отслеживать ход выполнения и создавать отчеты о производительности. Программное обеспечение для временной шкалы проекта более универсально, чем шаблоны временной шкалы проекта, поскольку оно позволяет менеджерам проектов легко обновлять временную шкалу и отслеживать задачи с помощью информационных панелей и отчетов.

Что такое ПО Project Timeline?

Как уже говорилось, менеджеры проектов обычно используют программное обеспечение для создания графиков своих планов проектов. Программное обеспечение для временной шкалы проекта является неотъемлемой частью процесса планирования и часто включает дополнительные функции, которые помогают отслеживать ход выполнения проекта.

Использование программного обеспечения для временной шкалы проекта обычно считается необходимостью для соблюдения графика современного проекта. Это позволяет менеджерам и командам видеть статус своих задач; то есть, находятся ли они в процессе, просрочены или выполнены.

В своей основе программное обеспечение временной шкалы проекта создает графическое представление проекта на временной шкале с нанесенными задачами и вехами. Заданиям можно назначать даты начала и окончания, а также отображать полосу продолжительности, указывающую запланированное количество времени для выполнения задач. Более мощные предложения программного обеспечения могут также включать дополнительные возможности для управления задачами. Microsoft Project является одним из наиболее часто используемых программ для управления проектами, но у него есть серьезные недостатки, которые делают ProjectManager отличной альтернативой.

Преимущества онлайн-программного обеспечения для составления графиков проектов

В былые времена сроки проектов записывались на бумаге или на доске, если повезет старому менеджеру проекта. Хотя это действительно помогло, эти ранние решения были крайне ограничены. Необходимость внесения изменений требовала создания совершенно новой временной шкалы, что требует времени.

По мере того, как управление проектами вышло из пещер и приняло цифровые технологии, скромная временная шкала проекта резко увеличилась в силе. Онлайн-программное обеспечение для временной шкалы проекта предлагает централизованное хранилище данных, в котором все участники проекта могут получить доступ к временной шкале проекта и другим важным документам и данным проекта. Это означает, что менеджеры и команды могут получить доступ к графику проекта, когда им это необходимо, даже если они работают в разные смены и находятся в разных часовых поясах.

Использование временной шкалы онлайн-управления проектами

На каждый проект влияют тройные ограничения времени, стоимости и объема. Чтобы начать контролировать время и объем этого важного треугольника, вам необходимо создать временную шкалу проекта на этапе планирования.

Временная шкала проекта помогает всем участникам проектной группы, предоставляя им дорожную карту того, где они находятся и где они должны быть на каждом этапе проекта. Сроки и графики необходимы для выполнения плана проекта.

Заданиям назначаются даты начала и окончания, и они отображаются на временной шкале в виде линии, соединяющей точки во времени. Если запуск или завершение некоторых из этих задач зависит от других, эти зависимости задач также могут быть указаны на временной шкале проекта.

Это помогает менеджеру, сохраняя эти зависимости видимыми и предотвращая возможные узкие места, которые могут блокировать время во время выполнения задач.

Обязательные функции программного обеспечения для временной шкалы проектов

Если вы ищете программное обеспечение для временной шкалы проектов, убедитесь, что оно имеет эти ключевые функции.

Создание вех Зависимости задач Отслеживание в реальном времени Редактирование перетаскиваниемСотрудничество в командеУправление задачами

Определение фаз проекта и установка важных сроков

Вы можете использовать функцию вех, чтобы разбить большую временную шкалу управления проектом на более управляемые фазы. Вехи отмечают окончание одного этапа и начало нового этапа проекта. Их также можно использовать для обозначения любых важных дат или крайних сроков в проекте.

Связывание зависимых задач во избежание узких мест

Соединение зависимых задач необходимо, чтобы избежать узких мест в дальнейшем в проекте. Ищите инструмент, который может сделать это быстро и просто, а также имеет возможность идентифицировать и назначать все четыре типа зависимостей задач.

Знайте процент конкуренции за каждую задачу

Отслеживание хода выполнения задач после их выполнения является важным компонентом определения того, идет ли ваш проект по графику. Надежное программное обеспечение для временной шкалы будет иметь функции, которые делают это на самой временной шкале, но также, надеюсь, с панелью инструментов, которая обеспечивает мгновенные обновления статуса.

Быстрое и простое внесение изменений в вашу временную шкалу

Необходимой функцией является возможность простого редактирования временной шкалы по мере того, как в проекте происходят изменения. Вместо того, чтобы перестраивать свою временную шкалу, вам нужен инструмент, который может перетаскивать задачи на новые даты и обновлять все связанные задачи, чтобы ваша временная шкала была точной.

Помогите вашей команде лучше работать вместе

Команды должны получить инструменты, необходимые им для более продуктивной работы. Сроки проекта должны быть общедоступными, чтобы все были в курсе. Задачи должны иметь возможность прикреплять файлы, а команды должны иметь возможность общаться на уровне задач, особенно если они работают удаленно.

Делитесь, управляйте и обновляйте в любом месте и в любое время

Организация задач необходима для эффективного выполнения вашей временной шкалы. Инструмент временной шкалы должен иметь возможность делиться, чтобы все были на одной странице. Повысьте производительность, пометив задачи по приоритету. Вы должны иметь возможность добавлять теги, чтобы фильтровать свои задачи и быстро находить то, что вам нужно.

Пример временной шкалы проекта

Давайте рассмотрим пример временной шкалы проекта, чтобы лучше понять, для чего она используется.

В правой части временной шкалы находится список ваших задач и подзадач. Эти задачи могут быть разбиты на этапы и окрашены в разные цвета, чтобы отличать их друг от друга. Во всех смыслах это обычная электронная таблица; в нем есть столбцы для дат, затрат и т. д., а также строки, обозначающие каждую задачу или подзадачу.

Но это слева, где оживает временная шкала. Каждая задача, указанная справа, представлена ​​на диаграмме Ганта. Каждая задача представлена ​​двумя моментами времени, датами начала и окончания. Между этими двумя точками находится полоса продолжительности.

Эти ромбовидные символы обозначают вехи. Когда вы видите пунктирную линию, соединяющую две задачи, это говорит вам о том, что задачи зависят друг от друга, чтобы начать или закончить до того, как другая может начаться или закончиться.

Как построить временную шкалу плана проекта в ProjectManager

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое помогает вам создавать более точные временные рамки плана проекта и оставаться в графике. Наша интерактивная диаграмма Ганта — это больше, чем просто временная шкала — это неотъемлемая часть нашего более широкого набора функций. Чтобы построить свою временную шкалу, попробуйте наше программное обеспечение бесплатно в течение 30 дней и импортируйте свой список задач.

Установить продолжительность задачи

Для отображения на временной шкале задачи должны иметь предполагаемые даты начала и окончания. После того, как вы определили задачу и ее приоритет, вам нужно выяснить ее продолжительность и зависимости.

Как показано в примере временной шкалы проекта ниже, добавьте даты начала и окончания в левый столбец, и временная шкала автоматически отобразит эти задачи с полосой продолжительности, соединяющей даты начала и окончания.

Зависимости ссылок

Зависимые задачи могут стать препятствием для товарищей по команде, если вы не отслеживаете их. Наличие на временной шкале инструмента для определения зависимостей задач поможет вам обеспечить бесперебойную работу вашей команды. Ознакомьтесь с зависимостями в примере временной шкалы проекта ниже.

Связать зависимые задачи очень просто: просто перетащите одну зависимую задачу на другую. Также есть кнопка ссылки, которая также выполняет эту функцию.

Создание вех

Веха — это способ разбить проект на этапы или отметить важные даты. Веха — это момент времени, знаменующий окончание одной фазы и начало другой. Вехи представлены в виде ромбов на временной шкале нашего типового проекта.

Выделите задачу, которую хотите превратить в веху проекта. Просто нажмите кнопку вехи, и вы увидите ее на временной шкале, обозначенную ромбом.

Установить базовый план

Базовый план расписания фиксирует график управления вашим проектом в соответствии с планом. Теперь, когда вы выполняете проект и начинаете записывать фактический прогресс, вы можете сравнить одно с другим и посмотреть, находитесь ли вы на правильном пути.

Автоматически установите базовый план проекта (после заполнения временной шкалы проекта) с помощью панели настроек. После установки наш инструмент автоматически сравнит запланированный прогресс с фактическим.

Назначить команду

Превратите временную шкалу управления проектами в активный инструмент планирования, используя ее в качестве трамплина для назначения задач вашей команде.

Командам можно назначать задачи прямо из нашей диаграммы Ганта. Затем они могут легко сотрудничать, комментируя на уровне задачи, чтобы облегчить работу с товарищами по команде, которые работают в разные смены.

Отслеживание графика проекта

По мере продвижения проекта вам необходимо следить за тем, чтобы ваш проект не отставал от графика. ProjectManager предлагает вам различные инструменты отслеживания проектов, такие как диаграммы Ганта, информационные панели проектов, календари и списки задач. Помимо этих инструментов, вы также можете использовать табели учета рабочего времени, чтобы отслеживать время и рабочую нагрузку вашей команды.

Связанный: Бесплатный шаблон табеля учета рабочего времени

Передовой опыт создания временной шкалы управления проектом

Когда вы составляете временную шкалу управления проектом, есть несколько инструментов и методов, которые помогут вам сделать ее максимально точной. .

Диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта — идеальный инструмент для создания графика управления проектом. Они позволяют визуально представлять задачи, зависимости, вехи и сроки

Оценка продолжительности задач

Успешный руководитель проекта должен уметь определять время, которое, вероятно, займет выполнение каждой задачи. Точная временная оценка продолжительности каждой задачи необходима для планирования, составления графиков и создания графиков управления проектами. Метод оценки и обзора программы (PERT) — полезный метод для оценки продолжительности задач.

Идентификация ресурсов

Ресурсы необходимы для выполнения задач и получения результатов. Это могут быть люди, материалы, инструменты и другие предметы снабжения. График плана проекта важен для понимания того, когда вам потребуются эти ресурсы и кто будет их использовать.

Регулярно пересматривайте свою временную шкалу управления проектами

Проекты меняются, и ваша временная шкала всегда должна отражать эти изменения. Использование программного обеспечения для управления проектами — лучший способ создать временные рамки, которые можно обновлять по мере продвижения вашего проекта.

Общайтесь с вашей командой и заинтересованными сторонами

Регулярно встречайтесь с членами вашей команды и заинтересованными сторонами, чтобы сообщать о любых изменениях, внесенных в график управления вашим проектом. Программное обеспечение для временной шкалы проекта облегчает процесс коммуникации, поскольку позволяет легко вносить эти изменения и делиться своей временной шкалой с вашей командой и заинтересованными сторонами.

Критический путь

Определение критического пути важно, поскольку оно позволяет узнать, какие критические действия определяют продолжительность вашего проекта. Знание того, какие задачи должны быть выполнены вовремя, чтобы завершить проект в срок, важно для создания графиков управления проектами.

Шаблон временной шкалы проекта

Использование программного обеспечения для составления временной шкалы проекта может помочь вам оптимизировать ваш проект и повысить продуктивность вашей команды, но не все готовы к этому. Шаблон временной шкалы проекта может стать идеальным решением для знакомства с ним.

Ознакомьтесь с нашим бесплатным шаблоном диаграммы Ганта, который упорядочивает ваши задачи на временной шкале. Вы можете установить даты и продолжительность задач. Это даже позволит вам различать этапы проекта, настраивая цвета на диаграмме Ганта.

Однако вскоре вам захочется попробовать наш онлайн-инструмент, так как он позволит вам связывать зависимости между задачами, назначать эти задачи командам и автоматически обновлять их в режиме реального времени по мере того, как команды регистрируют свой статус. Эти и другие функции делают наше программное обеспечение для диаграмм Ганта лучшим выбором, чем шаблон временной шкалы проекта, для создания и обновления вашей временной шкалы управления проектом.

Как обновить временную шкалу проекта

Коммуникация — это общая нить, которая связывает воедино все аспекты управления проектом, и она является основной опорой в поддержании временной шкалы проекта. График хорош настолько, насколько хорош график, который он отражает. По мере того, как это расписание меняется, а оно будет меняться, временная шкала должна меняться вместе с ним.

Изменения проекта могут происходить из разных мест. У вас могут быть внешние проблемы, такие как погода или сбой в вашей цепочке поставок, что вызывает задержки. Если и когда это произойдет, вам нужно следить за текущим графиком.

Связь может помочь вам быть в курсе подобных изменений, например, поддерживая связь с вашими поставщиками. Ваша команда также является бесценным ресурсом. Поддерживайте с ними постоянную связь. Они находятся на переднем крае проекта и первыми выявляют проблемы.

Другие изменения могут исходить от заинтересованных сторон, чьи ожидания меняются. Чтобы более эффективно управлять графиком проекта, запланируйте презентации с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе прогресса и отвечать на любые вопросы или запросы, которые у них могут возникнуть по проекту.

Как поделиться хронологией проекта

Чтобы облегчить общение, хронология вашего проекта должна быть общедоступной. Вашей команде нужна копия, чтобы знать, когда задачи, которые им поручено выполнять, должны быть выполнены в течение срока проекта.

Заинтересованным сторонам также необходимо иметь график проекта. Они заинтересованы в успехе проекта и хотят знать общую картину по мере его перехода от этапа к этапу. Чтобы обновлять их, вам необходимо опубликовать их в текущих копиях временной шкалы проекта.

Способ предоставления общего доступа к временной шкале проекта зависит от используемого вами инструмента. Если вы используете шаблон временной шкалы проекта, его можно распечатать и распространить. Очевидно, это не идеально. Как уже отмечалось, проекты меняются, и последнее, что вам нужно, — это иметь несколько копий различных итераций, плавающих вокруг.

Совместное использование с программой Project Timeline

Если вы используете цифровой инструмент, вы можете экспортировать временную шкалу управления проектом и сохранить ее в формате PDF. Затем его можно распечатать или отправить по электронной почте тому, кто в нем нуждается. Временная шкала по-прежнему является статическим документом, но вы можете назвать ее по дате и не путать с более старой версией.

Лучший вариант — использовать облачный инструмент, который дает вам общую временную шкалу, доступ к которой есть у всех, но только у определенных членов команды. Таким образом, временная шкала всегда находится в центре используемого ими инструмента управления проектами и обновляется в режиме реального времени, чтобы убедиться, что все имеют актуальные данные и работают по правильному графику.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое предоставляет данные в режиме реального времени, чтобы помочь вам принимать более обоснованные решения при управлении вашим проектом. Онлайн-диаграммы Ганта помогают упорядочивать задачи на временной шкале, информационные панели в режиме реального времени отслеживают ход выполнения, а отчеты в один клик информируют заинтересованные стороны. Попробуйте наш инструмент временной шкалы сегодня бесплатно в рамках 30-дневной пробной версии.

Начать бесплатную пробную версию

Как ее создать, определение и примеры

Майк Кулаков,
17 июля 2022 г.

Что такое график проекта?

Различные типы сроков проекта

Как создать временную шкалу проекта

1. Определите масштаб вашего проекта

2. Определите ваши результаты

3. Определите свои задачи

4. Определите зависимости проекта

5. Оцените время, необходимое для выполнения каждой задачи

6. Определите доступность ваших ресурсов

7. Определите важные вехи ваших проектов

8. Создайте график управления проектами!

Несколько последних слов…

Внедрение простой, но полной временной шкалы потока вашего проекта от начала до конца имеет решающее значение для того, чтобы держать руководство и команды в курсе и максимизировать эффективность. Это краткое руководство по созданию графика проекта содержит некоторую информацию о:

✅ что такое график проекта и зачем он вам нужен;
✅ что ваша временная шкала должна делать для вас;
✅ как создать временную шкалу для вашего следующего проекта за 8 простых шагов.

Что такое график проекта?

Определение графика проекта простое:

График проекта — это хронологический порядок задач и событий в вашем проекте от начала до конца.

Тем не менее, все же может быть разумным упомянуть некоторые преимущества конкретной временной шкалы для вас и вашей команды:

1. Временная шкала управления проектом представляет собой визуальный источник для нескольких фаз и задач в рамках проекта. Это облегчает понимание и координацию конкретных задач и не обращайте внимания на их прогресс.
2. Он также дает якорь для приоритизации наиболее важных задач.
3. Он предоставляет менеджерам и членам команды обзор, необходимый им для прогнозирования и подготовки к изменениям, вызовам или неудачам в рамках проекта.

Все вышеперечисленное дает менеджерам возможность соответствующим образом корректировать план проекта для оптимального управления временем. Это также помогает сбалансировать рабочую нагрузку и предотвратить перегрузку части команды при недоиспользовании других.

Примечание редактора : использование хорошей платформы учета рабочего времени для команд также очень помогает в этом процессе. Если вы сомневаетесь, стоит ли использовать решение для учета рабочего времени для своей команды, эта статья может вам помочь!

Различные типы сроков проекта

Хотя по своей сути временная шкала проекта представляет собой довольно простую концепцию, для ее создания доступны различные методы визуализации. То, что вы будете использовать, будет зависеть от ваших предпочтений и предпочтений вашей команды, а также от типа и масштаба вашего проекта.

Диаграмма Ганта, диаграмма PERT или просто линейная временная шкала являются наиболее распространенным выбором, когда дело доходит до визуализации временной шкалы проекта.

Диаграмма ГантаPERT chartОбычная временная шкала

Как создать временную шкалу проекта

Теперь, когда мы вооружены основами, давайте взглянем на восемь шагов создания графика проекта!

1. Определите объем вашего проекта

В двух словах, объем проекта — это четкое, упрощенное изложение цели и этапов вашего проекта. Пример: «Мы спланируем и проведем контент-маркетинговую кампанию для Клиента X»

2. Определите ваши результаты

Каковы уникальные результаты проекта (то есть продукты, услуги или результаты)? Пример: «Мы проведем мозговой штурм, исследуем, создадим, опубликуем и продвинем 10 мощных постов в блоге для Клиента X»

3. Определите свои задачи.

Теперь, когда мы знаем объем проекта и его результаты, мы начнем определять задачи, связанные с каждым из этих результатов.

Пример: «Чтобы создать 10 постов в блоге для клиента, нам нужно разработать контент-план блога; исследовать, писать и редактировать тексты каждого; разработать визуал для каждого поста; загрузить и подготовить каждый пост к публикации; запланируйте выпуск каждой публикации в дату и время, указанные в контент-плане».

4. Определите зависимости проекта

Теперь, когда вы определили, какие задачи необходимо выполнить для достижения цели, важно выяснить, какие задачи имеют зависимости . Другими словами, какие задачи потребуют завершения других задач, прежде чем они смогут начаться.

Пример: «Написание сообщения в блоге зависит от выполнения плана содержания блога. Подготовка и загрузка сообщения для публикации зависит от завершения текстовых и мультимедийных файлов. Планирование публикации публикации зависит от завершения загрузки».

5. Оцените время, необходимое для выполнения каждой задачи

Просмотрите свой список задач и определите, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи, при условии, что каждый человек, назначенный для выполнения своей задачи, работает в темпе от среднего до оптимального.

Пример: «Написание статьи в блоге заняло у нашего копирайтера 4 часа. Создание визуала для поста в блоге занимает у нашего дизайнера 2 часа. Загрузка и планирование публикации в блоге занимает у нашего контент-менеджера 1 час».

6. Определите доступность ваших ресурсов

«Ресурсы» могут относиться к нескольким категориям. Тем не менее, чаще всего ресурсы, которые приходят с наибольшим количеством проблем или ограничений, будут человеческими ресурсами .

Просмотрите расписания членов вашей команды и определите, сколько свободного времени они могут потратить на назначенную задачу. Просмотрите свои задачи и время, рассчитанное для этих задач, и используйте их, чтобы сопоставить задачи с членами команды.

Примечание редактора: эффективность работы у всех разная. При назначении членов команды задачам крайне важно знать историю производительности сотрудника по времени. Надежный инструмент тайм-менеджмента с функцией отображения истории использования времени ваших сотрудников может стать лучшим другом руководителя проекта.

7. Определите важные вехи ваших проектов

Теперь, когда вы знаете обо всех задачах проекта и зависимостях задач, вам нужно определить некоторые контрольные точки на пути, чтобы иметь возможность отслеживать свой прогресс.