Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так

(Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

• Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
• Марк Форстер, «Сделай это завтра».
• Майкл Бреус, «Всегда вовремя».

Читайте также на РБК Трендах:

• 15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач
• Техника Pomodoro: как управлять временем
• 25 лучших книг по тайм-менеджменту

Как следить за временем онлайн –

Вопрос учета времени в настоящее время стоит остро. Достаточно часто встречаются ситуации, когда человек не следить за временем, которое, к сожалению, уплывает как вода. 

Из личного опыта — мониторинг своего времени является одним из элементов успеха. 

Во время выполнения какой-либо услуги, человек может с легкостью отвлечься на 5-10 минут, а к концу выполнения задания получить легкий диссонанс в голове. Ведь он рассчитывал потратить на задание 4 часа своего времени, а затем заняться другим делом, но в итоге задание было выполнено за ~5 часов, почему? 

Причиной как раз таки послужило то, что человек каждый час отвлекался на что-то по 5-10 минут, что в итоге саккумулировало лишний час, который по сути не был оплачен. 

Почитайте нашу статью на тему как вести учет финансов онлайн.

Да и при этом отнял часть времени на другую деятельность, которую требовалось сделать после оказания услуги.

Чтобы детально понять, что случилось со временем, можно воспользоваться рядом сервисов для мониторинга времени. Пожалуй, начнем.

Содержание:

Toggl

Интуитивно понятный (имеется мануал) и простой тайм-трекер для учета вашего времени.

Первым делом регистрируемся в сервисе, без данного действия в нашей статьей — никуда.

Очень удобной фишкой является то, что вы сразу, без изучения функционала сервиса можете начать отслеживать время для осуществления какой-либо деятельности.

На скриншоте ниже нужно сделать всего 2 действия — описать свою деятельность в колонке “What are you working on” и нажать на таймер, чтобы время пошло.

Создаем задание

Затем вы можете детально настроить ваш проект, выбрав “Create a project”. Вам будет предоставлена возможность назвать ваш общий проект, например, когда вы работаете с одним заказчиком.

Добавить к проекту теги также легко.

Сделать его приватным, видно будет только вам и людям, которые находятся в вашей команде, или публичным.Настраиваем задание

По окончанию работы, достаточно в верхнем правом углу нажать “Стоп”.  

Но вы можете продолжить уже сделанную работу, выбрав, собственно, саму работу и нажать кнопку “Старт”.

В колонке “Dashboard” вы можете детально посмотреть, что делали на неделе/месяце/в году. 

Сервис интуитивно на диаграмме покажет, на какой проект вы потратили львиную долю времени, а на какой самым минимум.

Мониторим задания

В колонке “Reports” имеется подробный отчет о вашей деятельности.

Здесь вы можете отфильтровать вашу деятельность по проектам, тегам, командной или личной работе.

Детализировано узнать о каждом проекте, например, отчет покажет, что вы начали работа в 13:00, закончили в 13:30, а потом продолжили ее в 13:45 и закончили уже в 15:20.

Изучаем отчет

Премиум вопрос. Как и в большинстве сервисов — имеется платный функционал, например, бесконечное количество членов в командной работе. На выбор 2 пакета: Starter и Premium, 9 и 18 USD соответственно. 

Сервис доступен на мобильных устройствах и в виде расширения для Chrome.

Gmail Time Tracker

Рассмотрим узкоспециализированный сервис в виде расширения для Chrome, которое подойдет для людей. которые тратят много рабочего времени работая с почтой.

Устанавливаем расширение

Особенно данное расширения подойдет тем людям, у которых работодатель требует отчет о времени, сколько вы провели, отвечая на почту.

Устанавливаем расширение в браузер, после оно попросит вас залогиниться в нем и собственно готово.

В правом верхнем углу у вас появится таймер, который одним кликом можно остановить/запустить.

Нажимаем паузу

Расширение работает в фоне, поэтому можно не заботиться о том, что оно может быть не запущено или остановилось.

TopTracker 

Помимо мониторинга времени, данный сервис предлагает возможность сохранять подробную информацию о самой деятельности, которая ведется, например, сохранением скриншотов. Чего только стоит функция в 2 клика переключения с профиля фрилансера на работодателя.

Не забываем о регистрации на сервисе.

Советуем прочитать нашу статью на тему как вести заметки онлайн.

Попав на главный экран сервиса, создаем новый проект — “New Project”, даём ему имя и можем пригласить в него несколько друзей. Создаем проект

После же вам требуется начать какую-либо деятельность, переходим в раздел “Web Tracker”, где показан наш проект, нажимаем на кнопку “Старт”, и можно дать короткое описание деятельности в проекте на данный момент.

Создаем задание

В разделе “My Activities”, вы можете подробнее посмотреть о вашей деятельности или же добавить деятельность, которую вы не смогли “засечь”.

А раздел “Reports”, в подробностях и с графиками отразит всю проделанную вами работу. 

К тому же вы можете подключить функцию по отражению платежей. Сервис будет показывать, сколько на тот или иной проект вам пришло денег.

Подключаем карту к сервису

К удивлению, в данном сервисе отсутствует премиум план, имеющиеся функции бесплатны.

Сервис доступен в виде десктоп версии для Windows и OS X.

Harvest

После регистрации на сервисе, где вам предлагается настроить ваш аккаунт. Начиная от профиля аккаунта, для личных целей или же для фриланса, до настройки валюты, формата даты.

Для того, чтобы начать мониторить вашу деятельность, создаем проект, где вводим переменные, которые вводили в прошлых сервисах, имя проекта например. К слову, вы можете выбрать как оплачиваем, так и неоплачиваемые проекты.Создаем проект

После же переходим в раздел “Time” и нажимаем “New Entry”, где выбираем наш проект и задание. После чего пойдет таймер.Создаем задание

Во вкладке “Expenses”, вы можете с легкостью ввести учет расходов на проект. Выбрали проект. раздел расходов и ввели сумму, готово!

Добавляем расходы на проект

Вкладка “Projects”. Здесь вы можете подробно следить за вашими проектами, экспортировать их и совершать любые действия, от изменения проекта до его архивирования или удаления.

Вкладка “Reports” представляет собой полный отчет. Здесь вы можете детально следить за проектами, задачами и участниками вашего проекта. Сколько было потрачено времени, какой прогресс ваших проектов.Изучаем отчет по проектам

К слову о премиум функциях, здесь мы их не нашли.

Сервис доступен как на мобильных устройствах, так и в виде расширения для Chrome.

Заключение

Тайм-трекинг достаточно полезная функция в повседневной жизни. Использовав один из сервисов выше, вы сможете оптимизировать ваше время, не только повысив свой доход, но и дисциплинировать себя. Ведь попросту потраченное время не принесет никакой вам пользы, а время имеет свойство исчезать насовсем.

Почитайте также о том, как сохранить скриншот онлайн.

Как отслеживать время: советы по тайм-менеджменту

Статьи

4 мин. Читать

28 марта 2019 г.

Чтобы отслеживать время, вы должны измерять и документировать количество отработанных часов. Эти данные используются для анализа эффективности и производительности в бизнесе.

Время можно отслеживать с помощью различных методов, от ручного ввода времени начала и окончания до использования расширенного программного обеспечения для отслеживания времени и управления проектами. При отслеживании времени важно не только регистрировать количество отработанных часов, но и отслеживать выполненные действия, клиентов, с которыми вы работали, и проекты, которые вы завершили.

О чем эта статья:

• Как вести учет отработанного времени?
• Какое лучшее приложение для отслеживания времени?

Как вести учет отработанного времени?

Бумажные табели учета рабочего времени

Бумажный метод — самый простой способ учета рабочего времени. Все, что вам нужно сделать, это записать свои задачи, бизнес-функции и сколько времени вы тратите на их выполнение. Вы можете контролировать время с 15-минутными или 30-минутными интервалами. Его удобно использовать где угодно — даже там, где нет подключения к Интернету.

Самая большая проблема с табелями учета рабочего времени заключается в том, что они подвержены ошибкам, поскольку вы можете забыть ввести определенные задачи и другие данные, особенно когда вы переходите от проекта к проекту. Если вы используете его для отслеживания времени сотрудников, может быть сложно вести физические записи.

Электронные таблицы

Другой способ отслеживания времени — использование электронных таблиц Excel. Это экономит время и усилия, необходимые для составления фактического расписания.

Преимущество использования цифровых электронных таблиц заключается в том, что после создания шаблона вы можете использовать файл для нескольких проектов. В отличие от бумажных табелей учета рабочего времени электронные таблицы можно создавать резервные копии и эффективно хранить. Они также позволяют создавать отчеты по данным.

Хотя электронная таблица может быть лучшим методом отслеживания времени, она не записывает фактическое время, затраченное на задачу. Каждый раз вручную вводить время может стать утомительным и занимать много времени.

Программное обеспечение для учета времени

Приложения для учета рабочего времени и программное обеспечение для управления проектами позволяют легко отслеживать время, которое вы тратите на каждую задачу.

Программное обеспечение в основном используется малыми предприятиями и фрилансерами, которые выставляют счета по часам. Вы можете запустить часы, когда начнете писать, и остановить их, когда закончите. Есть приложения, которые автоматически запускаются в фоновом режиме для отслеживания времени.

Прежде чем вы решите использовать мобильные и настольные приложения для учета рабочего времени, убедитесь, что они соответствуют потребностям вашего бизнеса и вашему бюджету. Выберите систему, которую легко настроить, которая имеет простой и удобный интерфейс, обеспечивает плавную интеграцию и способна создавать исчерпывающие отчеты. Вы должны иметь возможность отслеживать расписания команд и назначать время проектам.

Какое лучшее приложение для отслеживания времени?

Если вы решили загрузить систему учета рабочего времени, вы можете выбрать один из множества доступных вариантов.

Asana

Популярная платформа управления проектами Asana помогает вам и вашей команде сосредоточиться на проектах, ежедневных задачах и целях.

Boomr

Boomr позволяет легко отслеживать рабочее время на любом устройстве. Вы не только получаете данные в режиме реального времени, но также можете автоматизировать табели учета рабочего времени, отчеты о заработной плате сотрудников и оповещения о сверхурочной работе.

Teamwork Projects

Teamwork Projects — облачное решение для управления проектами, которое позволяет вам точно видеть, сколько времени ваша команда тратит на проекты. Он имеет несколько замечательных функций, которые помогут вам оставаться продуктивными, таких как несколько таймеров, импорт предстоящих задач, автоматическая пауза и гибкое ведение журнала времени.

Basecamp

Basecamp — это инструмент управления проектами, который объединяет ваши проекты, клиентов и общение.

Trello

Доски, списки и карточки Trello позволяют упорядочивать проекты и расставлять приоритеты веселым, гибким и полезным способом.

Daycast

Daycast позволяет вам планировать свои дни, чтобы вы могли сосредоточиться на важных проектах и ​​точно отслеживать свое время, сохраняя при этом возможность поворота или изменения маршрута по мере необходимости.

Предприятия, перешедшие на систему учета рабочего времени, получили ряд преимуществ: от лучшего понимания того, как тратятся ваши рабочие дни, до более точных ставок выставления счетов, улучшенных рабочих процессов проектов и большей прозрачности. Отслеживание рабочего времени может помочь вашему бизнесу

СВЯЗАННЫЕ СТАТЬИ

Хотите больше полезных статей о ведении бизнеса?

Получайте больше отличного контента в папку «Входящие».

Подписываясь, вы соглашаетесь получать сообщения от FreshBooks, а также признаете и соглашаетесь с Политикой конфиденциальности FreshBook. Вы можете отказаться от подписки в любое время, связавшись с нами по адресу [email protected].

4 простых способа отслеживать свое время во время работы на компьютере – Блог Clockify

Учет времени – один из самых эффективных способов вести учет ваших ежедневных задач. Отслеживая свое рабочее время, вы будете лучше понимать, как проходят ваши рабочие дни. Кроме того, знание того, как вы управляете своим временем на рабочем месте, поможет вам увидеть более широкую картину своей продуктивности.

Если у вас мало или совсем нет опыта, когда дело доходит до регистрации времени, считайте эту статью своим руководством. Мы покажем вам, как отслеживать время работы на компьютере, и проведем вас через основные этапы следующих методов учета рабочего времени:

• Бумажный метод ,
• Метод электронной таблицы и
• два способа использования программного обеспечения для учета рабочего времени .

Содержание

Бумажный метод

Если вы ищете простой способ учета времени, проведенного за компьютером/ноутбуком, мы рекомендуем бумажный метод. Вот что вам понадобится:

• бумага,
• ручка и
• секундомер или мобильный телефон.

Теперь, прежде чем вы начнете отслеживать свое время, мы советуем вам составить список занятий на этот день и добавить дату. Обязательно подумайте о своих приоритетах и ​​поставьте эти задания в начало списка. Например, вашим приоритетом является внедрение изменений, которые запросил клиент. Дайте этой задаче название — «Внедрение клиентских изменений». Сделайте то же самое для других задач.

Затем выполните следующие шаги учета рабочего времени:

1. Начните работать над первой задачей .

Затем добавьте время начала рядом с названием задачи . Допустим, сейчас 9 утра. Итак, это ваше время начала. Обязательно запишите его рядом с названием задачи.

Задача 1: «Внедрить изменения клиента»

Время начала: 9:00

2. Включите секундомер и сосредоточьтесь на работе.

3. Выключите секундомер после выполнения задания.

4. Добавьте время окончания и общее время. Посмотрите результаты времени на секундомере и запишите их. Эти результаты показывают, сколько времени вы потратили на решение первой задачи.

Например, один час и 20 минут. Это означает, что время окончания будет 10:20 утра.

Запишите время окончания и укажите общее время, необходимое для выполнения задачи.

Вот как это будет выглядеть:

Задача 1: «Внедрить изменения клиента»

Время начала: 9:00

Время окончания: 10:20

Общее время: один час и 20 минут

5. Добавьте также перерывы . Не забудьте записать время начала и окончания каждого перерыва:

Быстрый перерыв

Время начала: 10:20

Время окончания: 10:30

Общее время: 0 10002

6. Повторите этот процесс для каждой задачи в течение дня.

Хотя бумажный метод удобен в использовании, вполне вероятно, что вы потеряете некоторые важные отчеты, так как они только на бумаге. Лучший способ избежать этой ситуации — сканировать отслеживаемую дату или фотографировать ее раз в неделю.

Метод электронных таблиц

Этот метод заключается в отслеживании времени с использованием файлов таблиц Excel или Google, а также секундомера.

Мы рекомендуем регистрировать часы в одном файле за каждый месяц. Например, вот как это сделать для сентября:

• Откройте файл Excel или таблицы Google.
• Если вы решите использовать листы Google: нажмите «Таблица без названия».

Затем переименуйте этот файл, используя свое имя и месяц. Например: «Данные отслеживания времени за сентябрь 2020 г. — Дэвид Браун».

• Если вы решили ввести свое время в Excel: выберите «Файл», «Сохранить как», «Переименовать», затем запишите свое имя и месяц.

Еще один практический совет — записывать каждый рабочий день на отдельной странице. Метод одинаков для листов Google и Excel:

• Добавьте новый лист, щелкнув знак плюса слева.

• Щелкните правой кнопкой мыши каждый лист, чтобы переименовать его. Наконец, листы будут названы по датам.

Теперь давайте рассмотрим основные этапы учета времени при работе на ноутбуке с помощью метода электронных таблиц:

• Выберите правильный лист на основе сегодняшней даты.
• Следующий шаг — добавление списка задач. Как и в случае с предыдущей техникой, подумайте о своих ежедневных приоритетах. Самые важные задачи должны быть в начале списка. Другие задачи можно выполнить позже. Вот как должен выглядеть этот список:

Вы можете попробовать составить этот список заранее. Например, в конце дня запишите все свои задания на завтра. Таким образом, вы не будете тратить драгоценное время утром. В этом случае обязательно добавьте их в завтрашний лист.

• Начните работать над своей первой задачей. Ниже вашего списка действий вы можете создать новую таблицу задач, выполняя их. Запишите название или краткое описание задачи. В этом случае первой задачей является «Написание проектного предложения». Добавление имени проекта и имени клиента также чрезвычайно полезно.
• Включите секундомер и добавьте время начала. Как только вы заметите время начала, сосредоточьтесь на своей работе.
• Выключите секундомер, как только закончите задание.
• Добавьте время окончания и общее время. Когда вы запишете эти два компонента, вы точно будете знать, сколько времени у вас ушло на выполнение задания. Это пример вашей первой задачи:

• Не забудьте включить перерывы. Допустим, вам нужно было сделать перерыв и пообедать. Правило такое же, как и для задач: нужно добавить время начала, окончания и общее время.

• Повторяйте этот процесс для каждой задачи и каждого перерыва в течение дня. В конце рабочего дня вы получите такой список:

Отслеживание рабочего времени с помощью метода электронной таблицы дает вам более четкое представление о том, сколько времени вы посвящаете каждой задаче, конкретным клиентам и конкретным проектам. .

Программное обеспечение для учета рабочего времени

В отличие от бумажного и табличного методов, программное обеспечение для учета рабочего времени автоматизирует весь процесс отслеживания времени. Кроме того, используя программное обеспечение для отслеживания времени, вы можете регистрировать свое время прямо со своего рабочего стола во время работы.

Существует множество способов учета рабочего времени с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени. Мы покажем вам два довольно простых метода:

• отслеживание времени с помощью таймера и
• отслеживание времени вручную .

Далее мы объясним оба метода, но прежде чем перейти к этой части, давайте проясним некоторые детали открытия учетной записи Clockify. В зависимости от вашей должности в компании есть два варианта:

• Если вы менеджер/руководитель, вы можете создать учетную запись Clockify и стать администратором рабочего пространства. Затем вы сможете добавить свою команду, отправив им приглашения. Таким образом, ваши сотрудники могут начать отслеживать время в одном и том же рабочем пространстве.
• Если вы являетесь сотрудником, вы получите приглашение от своего руководителя.

После того, как вы открыли учетную запись, вы можете начать регистрировать свое рабочее время в браузере или установить настольное приложение. Например, если вы используете Mac OS, просто загрузите приложение для учета рабочего времени Mac.

Давайте рассмотрим основные этапы этих двух методов отслеживания времени.

Использование таймера для отслеживания времени

Чтобы воспользоваться этим методом, вам нужно всего лишь войти в свою учетную запись в браузере.

Теперь это этапы отслеживания ваших часов с помощью таймера:

• Выберите раздел Учета времени в левой части экрана.

• Добавьте название действия/задачи. Вы увидите поле с вопросом «Над чем вы работаете?» на вашем экране.

Итак, здесь вы опишете свою задачу/деятельность или добавите простое название задачи.

• Добавьте имя проекта. Если эта задача относится к конкретному проекту, не забудьте также добавить сюда название проекта.

• Добавьте теги и статус оплаты. Рядом с кнопкой «Проект» есть «Теги» и «Оплата».

Теги — это категории, которые помогают упорядочивать отслеживаемые задачи. Итак, если название задачи «Встреча с клиентом», добавьте тег «встречи». Говоря о статусе выставления счетов, вы можете выбирать между оплачиваемыми и неоплачиваемыми действиями. Основное различие между этими двумя категориями заключается в том, что оплачиваемые действия — это те задачи, которые способствуют конкретному проекту и его прогрессу. Кроме того, вы будете взимать плату с вашего клиента за эти задачи.

• Запустите таймер, нажав кнопку «Пуск» , когда вы начнете работать над задачей.

В тот момент, когда вы нажмете кнопку «Пуск», вы увидите, что таймер активирован, и рядом с ним появится кнопка «Стоп», например:

• Остановите таймер, нажав кнопку «Стоп» справились с заданием.

Вот пример отслеживания пары задач в течение дня.

Как видите, каждая задача имеет свое имя и тег, а также временные рамки (время начала, время окончания и общее время). Здесь только второе действие отмечено как оплачиваемое. В правом верхнем углу вы можете увидеть общее количество часов, отслеженных в этот день. В данном случае это 5 часов 30 минут.

• Всякий раз, когда вы делаете перерыв, не забывайте отслеживать его таким же образом.

Отслеживание времени вручную

Если вы решите отслеживать свое время вручную, вы добавите свое рабочее время в конце дня. Поэтому обязательно запомните или запишите точное время начала рабочего дня.

Когда дело доходит до учета времени вручную, вам необходимо выполнить следующий набор действий:

• Войдите в свою учетную запись и выберите раздел Учет времени.
• Добавьте название действия/задачи. Как вы можете видеть здесь, вопрос звучит так: «Над чем вы работали?».

Итак, выполнив первое задание дня, обязательно добавьте его. Запишите название задачи или ее краткое описание, поставив галочку напротив этого вопроса.

• Затем добавьте имя проекта. Мы упоминали об этой части ранее. Вы можете назначить задачу конкретному проекту.
• Добавьте теги и статус платежеспособности. Правило такое же, как и при отслеживании времени с помощью таймера.
• Добавьте время начала, время окончания и дату . Вместо использования таймера вам нужно будет добавить время начала и окончания вручную. Кроме того, выберите текущую дату.

• Нажмите кнопку «Добавить», чтобы отслеживать свое время.

• Процедура будет такой же для других задач. В конце дня вы увидите список всех отслеживаемых действий, а также другие сведения: названия их проектов, статус платежеспособности, теги и общее отслеживаемое время.

Если в этот день вы занимались только одним видом деятельности, вы вводите только его.

• Перерывы в течение дня можно добавить таким же образом.

Независимо от того, какой метод вы выберете, вы можете отслеживать свое время прямо с рабочего стола. Помимо вышеупомянутой Mac OS, вы можете использовать Clockify как средство отслеживания времени Windows или как инструмент мониторинга времени Linux.

Подведение итогов

Если вы не знакомы с концепцией контроля рабочего времени, но хотите научиться, это прекрасно. Мы надеемся, что, прочитав этот пост в блоге, вы лучше поймете методы отслеживания времени. Кроме того, мы уверены, что как только вы начнете отслеживать время, вы поймете, насколько полезна эта привычка для вас. Во-первых, вы увидите, сколько времени вы посвящаете каждому заданию. Тогда у вас будет гораздо лучший обзор всего вашего рабочего дня. Наконец, вы многое узнаете о своей общей продуктивности.